哈尔滨工业大学采购工作审计管理办法（试行）

 

第一章    总则

 

    第一条  为了加强对哈尔滨工业大学采购工作的审计监督，规范采购工作审计行为，提高学校资金使用效益，根据《中华人民共和国审计法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》、《哈尔滨工业大学采购管理办法（试行）》等相关法律、法规的要求，结合我校工作实际，制定本办法。

    第二条 本办法所称采购工作审计是指审计处依据有关法律、法规、政策，按照一定的程序和方法，对采购的真实性、合法性和效益性进行的审查和评价。

    第三条 采购工作审计由审计处负责组织实施，应该遵循公平、客观的原则，依法独立开展工作。

    第四条 本办法适用于《哈尔滨工业大学采购管理办法（试行）》中所规定的货物、建设工程、药品药材、后勤保障等采购行为进行的审计监督，对有关招标投标的重要事项进行专项审计或审计调查，根据实际情况进行采购工作全过程审计。

    第五条  审计人员应具有采购管理的相关专业知识，熟悉相关法律、法规、政策和学校内部有关规定，掌握采购内部控制原则，了解学校采购现状和外部环境的变化。开展专业技术性较强的采购工作审计，审计处可聘请外部专家参与。

 

第二章  审计职责

 

    第六条  审计处是学校进行采购审计的执行部门，在学校采购监督小组的领导下履行下列职责：

    （一）会同其他监督部门对采购归口管理部门、校内采购单位及有关人员执行采购有关法律、法规和行业制度的情况进行审计监督。

    （二）对学校的采购政策、制度的制定提出建议、意见。

    （三）对采购工作过程中出现的违规、违纪行为提请采购归口管理部门予以制止，并建议采购执行部门向采购领导小组汇报；

    （四）对采购工作过程中发现的采购方式等方面的不足或不合理情况，应向采购归口管理部门提出合理化建议，必要时应提出管理建议书；

    （五）对与采购项目有关的投资管理和资金运行情况进行专项审计监督；

    （六）协同监察部门查处采购工作中的违法违纪行为。

    第七条 审计处和审计人员对采购工作中涉及保密的事项负有保密责任。审计人员要遵守审计工作纪律，要客观公正、忠于职守、秉公办事、不徇私情。

 

第三章  审计权限

 

     第八条 在采购工作审计中，审计处具有以下权限：

    （一）参加招标人或其代理机构组织的开标、评标、定标等工作，招标人或其代理机构应当通知审计处参加。

    （二）要求采购归口管理部门提供与采购工作有关的文件、资料，采购归口管理部门应当按照审计部门的要求提供相关文件、资料；

    （三）对采购归口管理部门正在进行的违反国家法律、法规规定的采购行为，有权予以纠正或制止；

    （四）向采购归口管理部门、供应商等调查了解与采购有关的情况；

    （五）监督检查采购工作结果的执行情况。

 

第四章  审计内容

 

    第九条 采购组织形式的审计

    （一）符合学校采购限额的项目,是否按规定进行采购,有无采用化整为零、分解整体项目、增加采购批次等手段规避公开招标的情况；

    （二）公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价及材料认证等采购方式是否按规定程序和权限进行，有无随意采购,擅自扩大范围、提高标准,有无规避学校采购监督的问题。

    第十条 采购方式的审计

    （一）采购方式的选择是否符合法律规定,是否贯彻了以公开招标作为 采购的主要方式,采用非公开招标方式的理由是否真实、充分；

    （二）是否将应以公开招标方式采购的货物、工程或服务化整为零，有无以其他方式规避公开招标采购或擅自采用其他采购方式；

    （三）是否严格按照已确定的采购方式和要求进行采购,有无在执行过程中自行改变采购方式等。

    第十一条 采购程序审计

    （一）公开招投标程序的审计

    1、招标审计

    （1）学校自行组织的招标是否符合有关条件,委托代理招标是否签订委托协议,明确委托代理的事项；

    （2）是否在财政部指定的政府采购信息媒体上发布招标公告；

    （3）自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止的时间是否符合规定的时间；

    （4）招标文件的内容是否符合法律规定,是否完整,有无以不合理的要求限制或排斥潜在投标供应商，对潜在供应商实行差别待遇或歧视待遇,招标文件指定特定的供应商，是否含有倾向性或排斥潜在供应商的其他内容的；

    （5）是否存在招标机构、采购单位和供应商相互恶意串通,虚假招标行为；

    （6）已发出的招标文件进行必要澄清或者修改的,是否在招标文件要求提交投标文件截止日期规定的时间前,是否以书面形式通知所有投标人,招标过程中是否存在擅自修改招标文件和投标文件的违法行为等。

    2、投标审计

    （1）投标人是否具备学校采购项目所需的资质（资格）,是否具备招标文件中列举的要求；

    （2）投标文件的编写、密封、撤回、更正、补充、替代方案等是否符合有关规定及招标文件的要求；

    （3）两个或两个以上单位联合投标的,其资质是否符合法律规定和采购人规定的特定条件；

    （4）投标人在递交投标文件的同时,是否递交了投标保证金；

    （5）投标人是否向招标采购单位、评标委员会成员提供不正当利益手段谋取中标。

    3、开标、评标与定标审计

    （1）参加开标会议的人员、开标时间、开标记录及开标程序是否符合规定,无效标的处理是否符合规定,开标是否在监督小组的监督下进行,是否公正、公开；

    （2）评标委员会是否由招标人的代表和技术、经济等方面的专家组成,评标专家是否按规定抽取,与投标人有利害关系的人员是否按规定回避,评标标准和方法是否在招标文件中载明,在评标时是否另行制定或修改、补充任何评标标准和方法,评标标准和方法是否对所有投标人都相同,评标的指标、标准是否科学合理,标底的编制和确定是否合规、合理、科学,评标委员会是否执行了评标纪律或受单位非法干预、影响,评标过程是否在有关监督机关监督下进行；

    （3）评标委员会完成评标后,是否向招标人提供书面评标报告,并推荐合格中标候选人,中标候选人的基本条件是否符合规定的条件，是否按规定进行了排序，采购人是否按照评标报告中推荐的中标候选供应商顺序确定中标供应商或事先授权评标委员会直接确定中标供应商；

    （4）中标供应商确定后，中标结果是否在财政部指定的政府采购信息媒体上发布公告，并向中标供应商发出中标通知书；

    （5）投标供应商对中标公告是否有异议,招标采购单位是否在规定时间内对质疑内容作出答复。

    4、中标审计

    是否在规定期限内与中标供应商签订书面合同，所签订的合同是否对招标文件和中标供应商投标文件作实质性修改，采购单位有无提出不合理的要求作为签订合同的条件，是否与中标供应商私下订立背离合同实质性内容的协议，是否存在中标书发出后无正当理由不与中标人签订采购合同的行为。
　　（二）邀请招标及其他采购方式程序的审计
　　1、邀请招标程序的审计

    主要审查采购项目是否符合邀请招标方式的条件,供应商是否根据资信和业绩进行选择,供应商是否在三家以上。

    2、竞争性谈判程序的审计

    主要审查采购单位是否按照规定成立谈判小组，谈判小组人数和组成是否符合规定，被邀请的供应商是否符合相应资格条件，是否不少于三家,谈判文件是否符合要求。

    3、询价采购程序的审计

    主要审查采购单位是否按照规定成立询价小组，询价小组人数和组成是否符合规定,被询价的供应商是否符合相应资格条件，是否不少于三家,询价方案是否符合要求,报价方式是否符合规定,是否按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商等。

    4、单一来源采购程序的审计
　　主要审查其采购行为是否符合该采购方式条件，采购项目质量是否符合要求,采购价格是否合理等。

    5、工程项目材料认证程序的审计

    （1）主要审查采购单位是否按照规定成立工程项目材料认证小组，材料认证行为是否符合该采购方式条件, 认证文件是否符合要求；

    （2）参加认证的供应商是否符合相应资格条件，是否不少于三家,材料报价方式是否符合规定；

    （3）认证的材料质量和提供的服务是否符合采购需求,采购价格是否合理等。

    第十二条 采购文件完整性审计
　　主要审查政府采购文件,包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评标报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料等是否齐全并得到妥善保存。

    第十三条 采购合同签订审计

    （一）采购合同的合法性、合规性

    1、采购合同的主体、内容、形式、程序等是否符合国家法律、法规和政策的规定；

    2、采购合同的签订是否符合学校采购预算、采购计划的要求,合同的主要条款是否符合招标文件的要求等；

    3、采购单位追加与合同标的相同的货物或服务,与供应商签订补充合同,原采购合同其他条款是否变更,所有补充合同的采购金额是否超过原采购合同金额的百分之十。

    （二）采购合同条款和内容是否完整、明确、具体,意思表达是否清楚准确

    1、商品或服务的名称是否规范；

    2、数量、规格、质量、性能表述是否正确；

    3、价款和酬金是否明确合理；

    4、合同履行的期限、地点和方式是否明确合理；

    5、风险规避方式的选择是否正确；

    6、违反合同的责任是否明确。
　 第十四条 采购合同履行审计
　  （一）采购单位是否按照合同约定,对合同履约情况进行验收；

    （二）采购标的物的验收是否由专业人员来进行,验收记录、验收证明书是否齐全、完整等。重大采购项目是否委托国家认可的专业检测机构办理验收事项,验收方成员是否在验收书上签字；

    （三）采购合同的双方当事人是否擅自变更、中止或终止合同,如合同双方当事人协商一致需要变更合同,或者合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益必须变更、中止、终止的合同,审查合同变更、中止、终止是否经过学校采购归口管理部门审批,相关法律手续是否完备。

    第十五条   采购资金支付审计

    （一）采购资金的申请和划拨是否根据批准的年度采购预算,科学编制用款计划,按照规定的程序进行资金支付；

    （二）预付款是否符合采购合同所约定的条件（工程采购还应审查是否符合招标文件的要求和工程进度）；

    （三）支付资金是否符合采购预算、采购计划、采购合同的要求；

    （四）预付和结算是否由财务部门直接向供应商、劳务提供者或施工企业支付,有无采购部门或采购机构违规支付的情况；

    （五）结算时是否扣除了预付款,是否预留了质量保证金,有无提前支付的情况。

 

第五章   审计程序

 

    第十六条 采购工作审计可以采取项目管理式审计和过程参与式审计两种方式。

    （一）项目管理式审计是有重点、有目的地将某采购部门、采购环节等纳入年度审计计划，形成为特定审计项目，并实施相应审计程序的审计模式。

    （二） 过程参与式审计是由审计处派出审计人员参与监督采购的全过程或者部分重要过程，实现采购工作审计的日常化。

    第十七条  项目管理式审计程序如下：

    （一）采购归口管理部门编制的年度采购工作计划，应当报送审计处备案。

审计处根据年度审计工作计划、招标部门年度采购计划和采购项目具体情况，确定采购项目审计计划，经审计处负责人批准后实施审计。

    （二）审计处根据审计项目计划确定的审计事项组成审计组，并应在实施审计三日前，向被审计单位送达审计通知书。

被审计单位以及与采购活动有关的单位、部门，应当配合审计处的工作，并提供必要的工作条件。

    （三）审计人员通过审查招标投标文件、合同、会计资料，以及向有关单位和个人进行调查等方式实施审计，并取得证明材料。

    （四）审计组对采购事项实施审计后，提出审计报告。审计报告应当征求被审计单位的意见。被审计单位应当自接到审计报告之日起十日内，将其书面意见送交审计组或者审计处。

    （五）审计处审定审计报告，对审计事项作出评价，出具审计意见书；对违反国家规定的招标投标行为，需要依法给予处理、处罚的，在职权范围内作出审计决定或者向有关主管部门提出处理、处罚意见。

    被审计单位应当执行审计决定，对审计处提出的处理、处罚意见应及时将结果反馈审计处。

    第十八条 过程参与式审计程序如下：

    （一）采购归口管理部门编制的招标文件在公布时应送交审计处，审计人员应认真掌握采购项目招标文件中的采购要求及学校相关预算资金控制情况；

    （二）采购归口管理部门提前一天通知审计处开标时间，审计人员参加现场监督投标、开标、评标全过程。

    （三）会同其他监督部门的人员对采购活动的合法性、合规性进行监督，包括对我校采购组织单位、评委（专家）在采购过程中的合法性、合规性监督；采购结果产生的程序、方法的合理性、有效性监督；

    （四）按照采购程序，会同其他监督部门人员对供应商身份确认，对投标单位的投标报价情况进行综合评定，对于重大的错误经与其他评委统一意见后，及时向采购归口管理部门提出，讨论处理方案，并充分发表意见；

    （五）参与采购合同的会签。

 

第六章  罚则

 

    第十九条  被审计单位违反本办法，拒绝或者拖延提供与审计事项有关的资料，或者拒绝、阻碍审计的，或者拒不执行审计决定的，审计处责令改正。

    第二十条 审计人员有滥用职权、徇私舞弊、泄露秘密、玩忽职守、索贿受贿等违反相关的国家法律、规定等行为，按相应规定处理。

 

第七章  附则

 

    第二十一条 若本细则与国家和地方法律、法规及有关规定相抵触时，按国家和地方法律、法规及有关规定办理。

    第二十二条 本办法由学校审计处负责解释。

    第二十三条 本办法自发布之日起施行。